Gemeente Events & Protocol

Terugblik op de Genootschapbijeenkomst van 15 september jl.
 

Als de Koningin de gemeente bezoekt, ligt het protocol meestal wel vast. Maar waar moet je allemaal aan denken als de landelijke intocht van Sinterklaas in jouw gemeente plaatsvindt? Of als er een bijeenkomst is met hoogwaardigheidsbekleders van verschillend niveau? Om nog maar te zwijgen over wat er op je afkomt als de landelijke pers neerstrijkt in jouw gemeente vanwege een tragische gebeurtenis.

Op 15 september jl. organiseerde het Genootschap een bijeenkomst voor gemeentelijke Kabinet- & Event- & Protocolmedewerkers die zich met evenementen, protocol en relatieontvangsten bezighouden. Bij deze bijeenkomst – zowel voor leden als niet-leden – werd ingegaan op de verschillende mogelijkheden voor gemeentelijke eventmedewerkers om samen te werken.
 

Recent werkten de eventmanagers van Apeldoorn en Alphen aan den Rijn samen. Toen begin 2011 in Alphen na het schietincident een herdenkingsbijeenkomst georganiseerd moest worden, kon de eventmanager van Apeldoorn – zelf ‘ervaringsdeskundige’ na het incident op Koninginnedag 2009 – direct hulp aanbieden. Beide eventmanagers gaven op 15 september een indringende presentatie van hun ervaringen.

Handboek
Wilma van der Plicht is kabinetmedewerker van de gemeente Dordrecht en zit al 25 jaar ‘in het vak’. Zij was onder de indruk van de verhalen uit Apeldoorn en Alphen. ‘Je hoopt het nooit mee te maken, maar het is goed om te weten wat er allemaal bij komt kijken. Op zo’n moment raken het professionele en het persoonlijke aspect elkaar en moet je de knop kunnen omzetten. Bewonderenswaardig hoe beide eventmanagers onder die omstandigheden toch zo deskundig en accuraat hebben kunnen handelen. Heel goed ook, dat ze dit met ons hebben willen delen.’
Tijdens de bijeenkomst werd ook gesproken over de ontwikkeling van een handboek ‘Protocol – hoe te handelen bij welk type evenement’. In dit naslagwerk, dat het Genootschap voorbereidt in samenwerking met het Protocolbureau, worden kennis en ervaringen van gemeenten gebundeld.
‘In zo’n gezamenlijk manual zijn we zeker geïnteresseerd,’ zegt Van der Plicht. ‘Op ons vakgebied is minder literatuur voorhanden dan bijvoorbeeld voor communicatie. Bij de protocollaire aangelegenheden waar wij mee te maken hebben, kunnen we meestal wel terugvallen op eigen ervaring of we kijken in ‘Protocol’ van Henrik de Groot. Maar we zijn ook nieuwsgierig naar ervaringen elders.’

Relatiemanagement
Jean Paul Wijers, directeur van het Protocolbureau, was een van de sprekers bij deze bijeenkomst. Hij betoogde dat protocol meer is dan het volgen van etiquetteregels of het juist placeren van belangrijke gasten, hoe belangrijk dat op zichzelf ook is. ‘Bij bijeenkomsten gaat het om relatiemanagement. Wat telt is de ontmoeting en die wordt gefaciliteerd door het protocol.’
Volgens Wijers staat het vak aan de vooravond van de volwassenheid. ‘Door de recessie moet iedereen bezuinigen en bijeenkomsten moeten meer dan ooit output hebben. Daarom is men nu meer bereid om in te zetten op relatiemanagement, omdat dat heel efficiënt is.’
 

Onderdeel van het Protocolbureau is het Institute of Protocol The Hague, waar cursussen en trainingen protocol/relatiemanagement gevolgd kunnen worden. Daarnaast is een postgraduate opleiding in voorbereiding. ‘Dat wordt een eenjarige opleiding voor de ideale protocol- of eventmanager: de perfecte uitvoerder die ook beleidsmatig kan denken en het beleidsplan of de strategie van een organisatie perfect weet te vertalen naar relatiemanagement. Wij weten dat daar grote behoefte aan is.’