Succesvolle online events organiseren

– tips en tricks van Gerdie Schreuders (LiveOnlineEvents)


“Online en hybride evenementen, dat is eigenlijk toch helemaal niet nieuw” merkt Dirk Prijs (host en directeur GvE | G14 | PCL) op tijdens ‘Tips en Tricks voor online evenementen’, een online kennissessie voor leden van het Genootschap voor Eventmanagers. Gerdie Schreuders — aangeschoven als expert, startte LiveOnlineEvents met Gerrit Heijkoop — is namelijk al 11 jaar actief in deze branche en heeft alle ontwikkelingen de afgelopen jaren van dichtbij meegemaakt. ‘Wat is er veranderd in 11 jaar tijd?’ vraagt Dirk belangstellend aan Gerdie. Er verschijnt een glimlach op het gezicht van Gerdie: “Ja, heel veel natuurlijk. Toen ik begon werd het online event gezien als ‘add on’, een mooie toevoeging maar vooral ‘nice to have’.

Nu zien mensen de meerwaarde ervan op verschillende niveaus: enerzijds is het een goede manier om je evenementen duurzamer te maken, anderzijds ziet men de kansen om met de beschikbare kennis en informatie een breder publiek te bereiken. Sinds maart 2020 is een online evenement echt een ‘need to have’.” “En hoe zie jij de toekomst van online evenementen?” vraagt Dirk. Gerdie: “Ik verwacht dat online en hybride evenementen blijven bestaan. Er gaat natuurlijk niets boven live ontmoeten, begrijp me niet verkeerd maar ik zie dat opdrachtgevers echt de meerwaarde hebben ontdekt van het organiseren van kennisgerichte evenementen en bijvoorbeeld internationale salesmeetings via online en hybride events.”

“Het Sinterklaasjournaal is een prachtig voorbeeld van een goed concept, het bevat alle ingrediënten voor een geslaagd format: een verhaal, een goede host, afwisseling, spanning, humor en natuurlijk elke aflevering een cliffhanger.”


Tijdens de online sessie ‘Tips en Tricks’ gaat Gerdie dieper in op verschillende onderdelen van online evenementen: meeting design, techniek & platforms, hosts & moderatoren, communicatie en beleving. Ze behandelt in rap tempo 8 principes van meeting design en vult dit aan met praktische tips en praktijkervaring. Het valt haar op dat veel eventmanagers die nu voor het eerst kennismaken met diverse online mogelijkheden, als eerste op zoek gaan naar de online ‘locatie’, het platform waarop zij het evenement willen laten plaatsvinden. “Dit zou je bij reguliere evenementen ook niet doen. Je start altijd met het doel en je doelgroep van je evenement, dus waarom zou je dit bij online evenementen ineens anders aanpakken?” zegt Gerdie.


“Vervolgens kun je bepalen welke vorm dan het beste past: volledig online of hybride. Voor elke doelgroep heb je een apart programma nodig. Als je hebt bepaald wie jouw belangrijkste doelgroep is, de kijker in de zaal of het online publiek, kun je ook bepalen waar het zwaartepunt in je programma moet liggen.” aldus Gerdie.



3 tips van Gerdie Schreuders voor het organiseren van succesvolle online evenementen:


  1. Vertrouw op je eigen kennis en ervaring en start dus “gewoon” bij de basis: doelgroep en doelstelling.

  2. Online events zijn ook feestjes, maak er een beleving van. Terug naar de tekentafel en denk aan het Sinterklaasjournaal.

  3. Werk alleen met partijen met ervaring, qua techniek en qua platform.


Inspiratie

Het Sinterklaasjournaal is deze week van start gegaan, een goede inspiratiebron voor als je aan de slag wilt met een online of hybride evenement. Bekijk hier de eerste aflevering terug: Aflevering 1 Sinterklaasjournaal.


Meer inspiratie exclusief voor leden op de besloten community:

Tekst: Annemieke van Hees

251 keer bekeken