‘Wat nodig is, wordt gewoon geregeld’
“Wij zijn een unieke venue. Omdat we een arena koppelen aan zes beurs- en evenementhallen en een congrescentrum. En in 2020 zit daar ook nog het grootste auditorium van Nederland aan vast. Dat maakt onze venue nóg unieker.”
Dat zegt Arian Schelling over ‘zijn’ Rotterdam Ahoy, waar hij sinds 2011 werkt. Begin 2019 trad Rotterdam Ahoy toe als Preferred Partner van het Genootschap voor Eventmanagers. “We hadden de eventmanagers daarvoor al verschillende keren ontvangen, in Ahoy en ook in de RDM Onderzeebootloods en het RDM Congrescentrum.” Waarmee Arian meteen even de twee eventlocaties noemt die Ahoy sinds 2016 zelf exploiteert. Want je bent salesman of niet…
Groot én klein
Of je nu een meeting van 10 personen organiseert of een meerdaagse beurs waar 25.000 personen worden verwacht; je kunt voor beide in Ahoy terecht. Misschien zijn de mogelijkheden voor kleinere events nog het minst bekend, denkt Arian Schelling: “Eventmanagers van grote bedrijven zullen er wel bekend mee zijn; bij kleinere bedrijven is dat minder het geval. Die denken niet als eerste aan Ahoy voor een kleine meeting.”
Logisch, want de naam Rotterdam Ahoy associeer je nu eenmaal eerder met grote en drukbezochte concerten, congressen en beurzen. Zeventien van die grote evenementen zijn eigen Ahoy-producties; bijvoorbeeld Europort, de tweejaarlijkse internationale vakbeurs voor special purpose schepen. “Europort is echt onze grootste zakelijke beurs, met 30.000 bezoekers in 4 dagen. Voor elke editie bouwen we 2 tijdelijke hallen erbij, aan de voor- en achterkant.”
Maar veel kleiner kan dus ook. “Zoals BHV.nl die hier cursussen organiseert voor groepen van 12 tot 15 personen. Eerst theorie, daarna lunch en aansluitend buiten oefenen met bijvoorbeeld brandblussers.”
Voor zakelijke evenementen zijn er bovendien mooie hospitality-combinaties te maken met wat er nog meer bij Ahoy op het programma staat. “Denk aan: overdag vergaderen, daarna dineren in een van de restaurants en afsluiten met een bezoek aan een concert of gezamenlijk tennis kijken. Daar hebben we Ahoy Exclusive voor ontwikkeld. Daarmee verzeker je je als bedrijf van 24 zitplaatsen die je door het jaar heen bij verschillende evenementen kan inzetten.”
Persoonlijk
Arian Schelling startte in 2011 bij Ahoy als salesmanager in het Europort-team. Zijn doel was om zijn ‘sales-kant’ verder te ontwikkelen, nadat hij in zijn voorgaande werkkring bij Riwal Hoogwerkers vooral bezig was geweest met marketing & communicatie. “Ik had daar voor hun 50-jarig jubileum alle evenementen georganiseerd. Was daarnaast verantwoordelijk voor beursdeelnames, golfdagen, raceteam, hospitalityboxen et cetera. Omdat ik ook aan die kant van de tafel heb gezeten, snap ik heel goed wat eventmanagers willen.”
Sinds 2014 houdt hij zich bij Ahoy bezig met de venuekant, als manager sales & new business. Het salesteam bestaat uit drie nauw samenwerkende groepen, met elk een eigen focus op een van de Ahoy-onderdelen: beurs- en evenementhallen, Ahoy Arena en het nieuwe congrescentrum. “Samen met een collega richt ik me op de sales voor beurs- en evenementhallen. Alle contacten met externe partijen die nog nooit of heel lang geleden iets in Ahoy gedaan hebben, komen bij ons terecht, net als partijen die een compleet nieuw evenement of concept willen neerzetten. De aanvragen voor de hallen kunnen heel divers zijn, van kleine beurzen tot publieksevenementen en van corporate events tot de grote beurzen en congressen.”
Onderdeel van Hart van Zuid
Tijdens het interview voor dit Partner Profiel zit Ahoy middenin de grootscheepse verbouwing die gaat leiden tot een forse uitbreiding. Pronkstuk is het vier verdiepingen tellende nieuwe Rotterdam Ahoy Convention Centre, met daarin RTM Stage: een enorme zaal die plaats biedt aan 7.000 personen en ingezet gaat worden als auditorium, theater- of concertzaal. Ook komen er in het nieuwe congrescentrum 35 breakout-rooms bij, die los van elkaar of gezamenlijk kunnen worden gebruikt. Bij de verbouwing wordt ook een nieuw entreegebouw gerealiseerd, van waaruit alle bestaande en nieuwe Ahoy-onderdelen direct en goed bereikbaar zijn.
De hele verbouwing is onderdeel van het grootschalige gemeentelijke project Hart van Zuid. Daarin wordt het Zuidpleingebied omgevormd tot urban hotspot, met naast de Ahoy-nieuwbouw ook een nieuw theater, zwembad, bioscoop en vele restaurants. Ook worden alle openbaarvervoer-verbindingen en aanrijroutes verbeterd, waarbij het plein vóór Ahoy autoluw wordt. “We werken nauw samen met de gemeente en uiteraard de bouwcombinatie. Alle werkzaamheden worden helemaal afgestemd op onze programmering. Onze uitbreiding moet in september 2020 afgerond zijn. En dat gaat lukken, want de bouw ligt perfect op schema.”
Lock down voor het Songfestival
Kort na het profielinterview werd bekend dat Rotterdam Ahoy het Eurovisie Songfestival 2020 gaat hosten. Saillant detail: de leden van het Genootschap voor Eventmanagers hadden dat bij een poll in mei 2019 al voorspeld! Volgens Arian Schelling was er bij Ahoy geen enkele aarzeling wat betreft de kandidaatstelling door de gemeente Rotterdam. “Nee, want wij kunnen het event ook hosten zonder de uitbreiding, het Songfestival past er perfect in. De uitbreiding is in mei 2020 nog niet afgerond; het voorterrein en de entree zijn dan wel gereed, de rest van de nieuwbouw nog niet helemaal, maar dat wordt natuurlijk netjes afgescheiden.”
Het huisvesten van het Songfestival betekent voor Ahoy een lock down van enkele weken, voor het neerzetten van het evenement inclusief op- en afbouwtijden. “Maar dat gebeurt wel vaker bij grote evenementen. Denk aan De Vrienden van Amstel LIVE of het NN North Sea Jazz Festival, die hier jaarlijks worden georganiseerd. Wij zijn gewend aan grote producties of partijen die exclusiviteit wensen; eigenlijk zijn alle denkbare scenario’s hier al eens voorbijgekomen. Oók alle veiligheidsscenario’s. Onze security manager onderhoudt goed contact met de driehoek en er wordt voor elk evenement gekeken wat er op gebied van veiligheid nodig is.”
Een platte organisatie
Arian Schelling spreekt met aanstekelijk enthousiasme over ‘zijn’ Ahoy. Waar is hij het meest trots op? “Vooral op onze manier van werken. Onze organisatie is echt ‘plat’, dat wil zeggen dat niets via hiërarchische lijnen hoeft, hier heb je geen aanvragen in drievoud. We lopen bij elkaar binnen als we iets nodig hebben. Dat werkt ook voor onze klanten prettig, je kunt snel schakelen bij een vraag van een klant. Verder houden we elkaar goed op de hoogte. Zo komen we bijvoorbeeld tweewekelijks met het hele salesteam en de projectmanagers bij elkaar om de stand van zaken door te nemen: wat komt er aan, wat loopt er en hoe gaat dat? Wat nodig is, wordt gewoon geregeld, daar komt verder geen manager of iets bij te pas. Dat is onze mentaliteit, dat is hoe wij werken: korte lijnen, goed samenwerken en met elkaar de locatie en de evenementen succesvol maken.”
Toekomst: veel mooie evenementen
Het Preferred Partnerschap was voor Ahoy een logische stap, gezien de uitbreiding van alle zakelijke mogelijkheden na de verbouwing. “Eind 2020, als de verbouwing helemaal is afgerond, zijn we 50% groter. Daarmee kunnen we nog meer mooie evenementen gaan huisvesten, omdat we er de faciliteiten voor hebben. De renovatie van de Ahoy-hallen heeft in 2018 al plaatsgevonden, met het nieuwe Rotterdam Ahoy Convention Centre en RTM Stage erbij zijn we helemaal klaar voor de toekomst. Wij merken dat nu al aan de aanvragenstroom. Ik heb het idee dat de markt echt zat te wachten op een locatie van deze omvang, met name voor de hele grote (internationale) congressen. Als je ziet wat er allemaal aan aanvragen loopt, zelfs voor congressen in 2026, met hoeveel mensen we daaraan bezig zijn, wat er al bevestigd is. Dat is echt heel mooi.”
Daarin werkt Ahoy ook nauw samen met andere partijen, zoals Rotterdam Partners, de organisatie die verantwoordelijk is voor de citymarketing van de stad en zich daarbij richt op zowel het aantrekken van bedrijven en toeristen als van bewoners. Voor het binnenhalen van evenementen wordt vaak samen met Rotterdam Partners opgetrokken. “En vlak Rotterdam zelf niet uit, met alle mogelijkheden die de stad biedt: een wereldhaven, het internationaal vermaarde Erasmus Medical Center, de gastronomie in de stad, de prachtige architectuur en het fantastische achterland. Die optelsom zal nog veel mooie evenementen naar Ahoy gaan brengen.”
Rotterdam inspireert
“Rotterdam is een jonge stad, een urban stad, die heel veel te bieden heeft. Daar kijken wij ook naar voor het ontwikkelen van eigen nieuwe beurzen en evenementen. Zo is de beurs Gastvrij Rotterdam ontstaan, een mooie horecabeurs. En in 2019 organiseren we voor het eerst Rotterdam Games Week: een nieuw, grootschalig, internationaal esports en gaming festival. Dit evenement past ook erg goed bij Rotterdam. De gemeente heeft Rotterdam Games Week nu al uitgeroepen tot een van haar iconische evenementen.”
Wat gaat je aan het hart in de eventbranche?
“Ik vind Nederland een mooi evenementenland. Waar mensen – ook als ze elkaars concurrent zijn – vrijwel altijd on speaking terms zijn. Men gunt elkaar de business en de successen. In Rotterdam zie ik dat heel sterk: als iets bij jou niet past, verwijs je het door naar een ander. En Nederland is een professioneel evenementenland; het kennisniveau van eventmanagers is heel hoog.”
Tekst: Carla van Elst