‘Wij zijn buitencategorie; qua uitstraling, keukens en service’
Eigenlijk is Landgoed Duin & Kruidberg een ijsberg. Wie aankomt ziet eerst alleen het monumentale landhuis. Een imposant klassiek-historisch gebouw, daterend uit 1909, omgeven door een Engelse landschapstuin met grote waterpartijen. Toch is dat nog maar het topje van deze eventlocatie. Wat je niet ziet, is het grote conferentiecentrum dat is ondergebracht in het souterrain. En pas later valt je oog op het koetshuis, óók ingericht als vergader- en evenementruimte.
De verscholen ligging van deze locatie complementeert het zoek-en-ontdek plaatje. Aan de rand van de Randstad, nabij het dorp Santpoort-Noord, pal naast het Nationaal Park Zuid-Kennemerland. Een prachtige plek, maar ook een forse uitdaging voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de sales van deze locatie.
Verscholen ligging is groot voordeel
“Precies,” knikt Roel Philips, die kortgeleden aantrad als nieuwe salesmanager bij Duin & Kruidberg. “Je moet het hier niet hebben van toevallige passanten, we moeten meer ons best doen om gasten hierheen te krijgen. Daarom ligt de focus op het creëren van zoveel mogelijk ambassadeurs voor onze locatie. Zorgen dat mensen je leren kennen en waarderen.”
Toch benoemt hij de verscholen ligging liever als een groot voordeel. Omdat je hier als gast geen last hebt van parkeerproblemen, die je in de grote steden wél hebt. Omdat de locatie makkelijk bereikbaar is per openbaar vervoer, met een NS-station op loopafstand. En last but not least, omdat de ligging midden in het groen van doorslaggevend belang kan zijn voor wie op zoek is naar een locatie die gekenmerkt wordt door licht, lucht, ruimte en een tikje grandeur. “Ja, want dit is natuurlijk een fantastisch mooie locatie. Je ziet en voelt dat het landhuis ooit als woonhuis is gebouwd. Een groot deel van de inrichting, zoals meubelstukken en kunstwerken, is nog in originele staat. Die stukken zijn allemaal gearchiveerd, waardoor het eigenlijk ook een museaal karakter heeft. Maar dan een museum waar je alles gewoon mag gebruiken.”
Op het landgoed werken 130 mensen, in vaste dienst. Een respectabel aantal, wat alles te maken heeft met de bijzondere structuur en kenmerken van deze locatie. “Het aangebouwde conferentiecentrum is verbonden met het landhuis maar de loopafstanden voor medewerkers zijn fors. Verder bieden we food & beverage op heel hoog niveau – twee restaurants, waarvan één met een Michelin-ster, en een banqueting-keuken – waardoor we met heel veel mensen in de keuken werken.”
Zalen, stijlen en activiteiten
De zakelijke gast kan bij Duin & Kruidberg kiezen uit diverse stijlen. Zo zijn er in het landhuis stijlkamers die klassiek zijn ingericht met authentieke meubelstukken. Daarentegen zijn de zalen in het conferentiecentrum eigentijds, strak en multifunctioneel ingericht. Het koetshuis werd bij de verbouwing in 2015 voorzien van een industriële aankleding en heeft daardoor een meer informeel karakter. “Je kiest voor de sfeer die het beste past bij jouw event. Je kunt leuke combinaties maken, zeker bij meerdaagse verblijven. Bijvoorbeeld starten met een galadiner in een van de stijlkamers, dan overnachten in onze 75 hotelkamers, om na het dagprogramma in het conferentiecentrum af te sluiten in het koetshuis met een informeel streetfood diner.”
Dat koetshuis heet overigens Nova Zembla en dat is niet zomaar een naam. Je kunt deze locatie exclusief huren, om even helemaal afgesloten te zijn van de buitenwereld. “Als je iets wilt bespreken wat echt binnenskamers moet blijven, kan dat daar heel goed.” Ook het afhuren van het hele landgoed behoort tot de mogelijkheden. “We kunnen de hekken werkelijk sluiten, dan komt er niemand op het terrein.”
Bij zakelijke boekingen wijst Roel Philips de klant altijd even op de mogelijkheid om een activiteit op te nemen in het event-programma. Zoals: met de boswachter door het Nationaal Park, een vliegercursus op het strand, schapen drijven of paardrijden op het landgoed zelf of een yogasessie op de zonneweide van de in 2019 geopende Spa & Wellness.
Oog voor detail
Roel Philips is een horecaman in hart en nieren. Werkte tot nu toe altijd in de operatie, nu voor het eerst in een pure salesfunctie. Dat hij nog altijd met een operationele blik de zaak bekijkt, blijkt wel als na afloop van het profielinterview zijn aandacht getrokken wordt door de ietwat scheef liggende rode loper op de bordestrap. “Even zien of we dat straks weer netjes recht kunnen krijgen.” Met een knipoog noemt hij die operationele blik zijn potentiële valkuil. “Voor ik het weet sta ik weer mee te helpen. Wat ik met liefde doe, maar ik ben hier natuurlijk voor de sales.” Anderzijds betekent een operationele blik ook het oog voor detail, wat altijd een prettig kenmerk is van een eventlocatie. “Salesfunctie of niet, aan het begin van elke dag doe ik toch een rondje, om te zien of alles er goed uitziet.”
Tijdens zijn sollicitatiegesprek constateerde hij al: deze locatie past heel goed bij mij. “Ik houd van een pand met geschiedenis, het is fijn om verhalen te kunnen vertellen over de plek waar je werkt. Het is echt een bijzonder bedrijf, ook omdat we als hotel ‘einzelgänger’ zijn. We staan helemaal op onszelf, zijn geen onderdeel van een keten.”
Relatiemanagement
Ten tijde van het profielinterview is Roel Philips net acht maanden in dienst. Op basis van die ervaring concludeert hij dat sales bedrijven voor een locatie als Duin & Kruidberg voor een belangrijk deel bestaat uit relatiemanagement. “Er is een groep zakelijke gasten die hier regelmatig terugkeren. De relatie met die groep moet je natuurlijk steeds blijven onderhouden, bijvoorbeeld door af en toe een relatie-evenement te organiseren. Door het jaar heen organiseren we drie verschillende relatie-evenementen: een haringparty, een high tea met boswandeling en een evenement rond het Huis van Sinterklaas. Het leuke is dat bijvoorbeeld eventmanagers hun kinderen kunnen meenemen naar het Sinterklaas-event en bij de high tea of haringparty vaak zelf een collega of zakelijke relatie uitnodigen om mee te gaan. Ook mensen die ons nog niet kennen wil ik het liefste hier ontvangen, voor een lunch bijvoorbeeld. Het is belangrijk om hier zelf rond te lopen, alles te zien en te proeven. Omdat wij echt een soort buitencategorie zijn, qua uitstraling, keukens en service. En dat moet je zelf ervaren.”
Relatiemanagement is ook: luisteren naar de mening van de gast. Zo wordt in de zomer van 2019 de wifi in het conferentiecentrum compleet vernieuwd, omdat daar soms opmerkingen over waren. “Dat pikken we op en doen er iets aan. Sowieso houden we alle review-kanalen goed in de gaten: wat schrijven gasten over ons? Ik vind dat je direct moet reageren op minder positieve reviews. Bellen, het gesprek aangaan, kijken hoe je zaken kunt rechttrekken, zodat die gast uiteindelijk toch een ambassadeur van ons wordt. Het overkomt mij ook weleens, dat ik bij het aftersales-gesprek merk dat er iets niet volgens verwachting is verlopen. Heel jammer, maar ik probeer altijd na te gaan: hoe kunnen we dit in de toekomst voorkomen en hoe zorgen we dat deze klant de volgende keer terugkomt?”
Blik op de toekomst
De huidige general manager van Landgoed Duin & Kruidberg – Bernard Lensink – lanceerde bij zijn aantreden een tienjarenplan voor nieuwe investeringen. Dat plan is in 2019 met de opening van de nieuwe Spa & Wellness afgerond. “Nu is het zaak om eerst weer geld te verdienen, vóór we weer nieuwe investeringen kunnen doen,” zegt Roel Philips. “Hoewel in een pand als dit investeren in onderhoud en renovatie natuurlijk een continu proces is. Zo worden tot de winter van 2019 alle 44 patiokamers gerenoveerd. En na de zomer worden hotelkamers in het landhuis weer aangepakt.”
Tegelijk merkt Roel Philips op dat het voor een eventlocatie altijd belangrijk is om “bij de markt te blijven”, ofwel altijd te blijven vernieuwen en dan vooral in de richting van de wensen die klanten kunnen hebben. Dus ook het spelen met nieuwe ideeën is bij hem een continu proces. Zoals het idee om een ‘super-suite’ te realiseren in een van de twee torens van het landhuis en ook een aantal hotelkamers op de zolderverdieping. Leuk plan natuurlijk, maar nog lang geen realiteit. “Als het dat al wordt. Want het is sowieso een duur grapje, vanwege de nutsvoorzieningen die moet worden doorgetrokken naar de derde verdieping en de nooduitgangen die aangelegd moeten worden. En wat denk je van alle vergunningen die nodig zijn? Nee, je bent zomaar een flink stuk verder.”
Anders vergaderen
“Mensen willen nu anders vergaderen dan vroeger. Met zitzakken verspreid op de grond, aan hoge tafels en stoelen of in een kring zonder papieren of laptops. Ik vind die nieuwe vergadervormen wel mooi om te zien. Grappig ook als het plaatsvindt in een van de stijlkamers. Dan halen we al het authentieke meubilair eruit en komen de zitzakken erin. Verder zie je tijdens vergaderingen dat de concentratieboog anders is dan vroeger, meer onder spanning staat. Dan is het fijn dat je hier vergaderingen kunt combineren met een activiteit, of bijvoorbeeld buiten kunt vergaderen.”
Wat gaat je echt aan het hart in de eventbranche?
“Wat ik lastig vind is dat het soms lijkt alsof er lukraak offertes worden opgevraagd. Dan horen we achteraf: de klant heeft gekozen voor een locatie aan het water. Tja, dat hebben wij dus überhaupt niet te bieden, hoezo dan bij ons offerte vragen? Is er misschien niet vooraf gevraagd waar de klant aan dacht als locatie? Daar had de aanvrager wel wat beter zijn best op mogen doen. Als die de juiste vragen niet stelt, kunnen wij nooit een passende offerte maken.”
Tekst: Carla van Elst