Arjen Lemstra en Joris Bots zijn de drijvende kracht achter EventSummit. Als eventprofessional is de kans groot dat je deze beurs al minstens een of meerdere keren hebt bezocht, of minstens één van beide heren een keer hebt ontmoet. Gedreven door passie voor het evenementen vak en gemotiveerd om de handen ineen te slaan, is de aansluiting als Preferred Partner bij het Genootschap voor Eventmanagers een logische stap. In dit kennismakingsinterview stellen we graag onze nieuwste partner aan je voor.
Dé ontmoetingsplaats van de evenementenbranche
EventSummit, een beurs voor (zakelijke) eventprofessionals, vind jaarlijks plaats in februari met als doel op een laagdrempelige manier vraag en aanbod binnen de evenementenbranche met elkaar te verbinden.
Het gehele beursconcept van EventSummit is erop gericht om als bezoeker in één dag zoveel mogelijk contacten te kunnen leggen. Arjen licht toe: ‘De onvrede ontstond bij ons zo’n 15 jaar geleden over bestaande beursconcepten, waarbij de mogelijkheden om nieuwe contacten op te doen tijdens beurzen eigenlijk heel lastig was. Waarom? Omdat alles draaide om de exposant en niet zozeer om de bezoeker.
Bij EventSummit hebben we dit anders ingericht. Door een centrale borrel te organiseren aan het einde van de dag voor alle deelnemers en exposanten, en overdag vooral de ruimte te geven aan het bezoeken van de stands en zakendoen, is een bezoek aan de beurs veel waardevoller voor iedereen. Daarnaast zijn de stands uniform opgezet en is het vooral van belang dat je als exposant je verhaal vertelt, zonder al te veel opsmuk.’
Joris Bots: 'In één dag kun je een afspiegeling van het gehele eventlandschap zien, dat is uniek.'
Effectief zakendoen èn op een leuke manier netwerken
‘We vinden het belangrijk dat de beurs zowel voor de bezoeker als de exposant aantrekkelijk en laagdrempelig is. Het inhoudelijke programma dat plaatsvindt tijdens de beurs is interessant voor eventmanagers, we programmeren diverse sprekers over uiteenlopende onderwerpen. Je wordt nergens ‘barretjes ingetrokken’ maar je kunt gericht netwerken en kennis ophalen. Afgezien van een aantal ‘straten’ waar locaties bij elkaar exposeren staan alle exposanten verspreid over de beurs.
We stimuleren exposanten dat zij tijdens de beurs juist veel korte contactmomenten hebben en verwachten dat zij na afloop verdere opvolgacties ondernemen. Dat is een andere insteek dan bij veel beurzen waar je als deelnemer aan tafel plaatsneemt in een stand en vooraf afspraken maakt voor relatief lange gesprekken. Met onze insteek maak je een beursbezoek een stuk laagdrempeliger en houd je je stand toegankelijk voor elke beursbezoeker.
We stellen wel voorwaarden aan de exposanten. Dat je enerzijds mensen in je stand zet met kennis van zaken, en anderzijds bereid bent om en na afloop verdere opvolgacties te ondernemen.' vertelt Arjen.
Eigenzinnige aanpak
De focus voor Arjen en Joris met EventSummit is sinds dag één gericht op de opdrachtgever niet op de standhouder. Daarmee onderscheiden ze zich van andere beurzen. Arjen en Joris werken al jaren samen. Ze hebben naast EventSummit diverse projecten ondernomen, maar nog steeds is hun belangrijkste project de beurs EventSummit. Daar ligt hun passie in het werken in de evenementenbranche. Ze worden daarbij ondersteund door een klein team van professionals die projectmanagement, techniek en saleswerkzaamheden verrichten.
Meer dan een jaarlijks evenement
Regelmatig worden er naast de beurs in februari, extra activiteiten georganiseerd, op andere momenten in het jaar en in samenwerking met andere partijen. Denk bijvoorbeeld aan een masterclass voor eventmanagers of een bezoek aan Gent in samenwerking met partner Van der Valk. ‘We zien dat de agenda’s van eventmanagers ongelofelijk vol zitten. Tegelijkertijd is het aanbod van activiteiten enorm. Daarom is het beter om de krachten te bundelen en meer initiatieven samen te organiseren. Daar geloof ik heilig in; in deze markt moeten we meer samenwerken.’ zegt Arjen en hij vervolgt: ‘Als nieuwe Preferred Partner zullen we in de (nabije) toekomst ook meer gaan samenwerken met het Genootschap voor Eventmanagers.' 'Het is geweldig om meer samen te kunnen doen en wederzijds genodigden te kunnen uitnodigen voor activiteiten.’ vult Joris aan.
Arjen Lemstra: 'Daar geloof ik heilig in; in deze markt moeten we meer samenwerken'
Waardevolle ontmoetingen
‘Er zijn 500+ bedrijven uit de branche aanwezig op de 16de editie van EventSummit, de sector is breed vertegenwoordigd. Ook als je veel partijen al kent is 8 februari 2024 een heel geschikt moment om bestaande relaties ontmoeten. Daarbij zien we dat er weer echt wordt ingekocht. Het bezoeken van de beurs is een snelle manier om ‘inkopen te doen’, Dat is een nieuwe ontwikkeling, er wordt weer geschreven op de beurs.’ vertelt Arjen. Joris vult aan: ‘Zoals Arjen schetst is het opvallend dat er nog steeds eventmanagers zijn die nog niet eerder in contact geweest zijn met netwerk- en locatieorganisaties zoals CLC Vecta, High Profile Locaties of het Genootschap voor Eventmanagers. Een bezoek aan EventSummit is dan enorm waardevol want de hele industrie is bij elkaar. In één dag kun je een afspiegeling van het gehele eventlandschap zien, dat is uniek.’
EventSummit is eigenlijk hét jaarlijkse feestje voor de branche. De beurs heeft daarom ook een festival uitstraling. Het is best veel zo’n dag, maar wel heel waardevol’.
Hoe ziet jullie interne organisatie eruit?
Waar Joris met collega Kajol de focus legt op de ‘achterkant’ van de organisatie van Eventsummit is Arjen met collega Fleur gericht op de ‘voorkant’ van de beurs. Joris licht toe: ‘Organisatorisch gezien is de beurs zeer geautomatiseerd. In principe hoeven we een standhouder niet te spreken, het gehele proces van eerste contact tot follow up; alles gaat volledig automatisch. We werken veel met e-mailmarketing en hebben een mooi bestand van 50.000 adressen. Alle communicatie met de standhouders over de inrichting, dtp-werk, berichtgeving en ticketing verloopt automatisch. Dat neemt ons enorm veel werk uit handen.’ Joris heeft door zijn achtergrond veel kennis van programmeren en websites bouwen. Daarbij integreert hij ook alle statistieken zodat relevante data geanalyseerd kan worden en wordt de kracht van internetmarketing ingezet om de beurs succesvol te maken.
‘Ik wil de kwalitatieve bezoeker naar de beurs krijgen’ zegt Arjen. ‘Ik doe niet aan verkoop, dat is de taak aan onze sales-collega Saskia, verantwoordelijk voor de verkoop van de beursstands. Een onmisbare taak binnen ons team. Maar ik richt me volledig op het bereiken van de eventmanagers, want nog steeds kom ik eventmanagers tegen die niet weten wat we doen en welke kansen deze beurs hen biedt.’
Duurzaam en maatschappelijk bewust
We vinden het belangrijk om een maatschappelijke rol te vervullen. Daarom stellen we elk jaar 1 of 2 stands ter beschikking aan een goed doel. Eerder waren dat Stichting Doe een wens, Opkikker en Downies en Brownies. Daarnaast zijn we ons zeer bewust van de impact van de organisatie van een beurs op het milieu. Als je op een dag 6.000 mensen bij elkaar brengt heeft dat zeker invloed op het aantal vervoersbewegingen. Daarom planten we dit jaar in samenwerking met Trees for All 300 bomen. Ook daarin kunnen we een positieve bijdrage leveren want het zijn niet alleen de 6.000 bezoekers die we bereiken maar ook een groot netwerk dat we eromheen hebben. We kunnen een vliegwiel aanzwengelen in bewustwording en stimuleren tot het maken duurzame(re) keuzes.
Op de beurs zelf geven we ruimte aan duurzame initiatieven in de branche, er zijn veel nieuwe ontwikkelingen. We richten een duurzaamheidsveld in. Daarnaast zorgen we dat materiaal dat gebruikt wordt voor de standbouw en banners van de exposanten zoveel mogelijk gerecycled wordt.
Vooruitblik
‘Op dit moment is er Festivak en EventSummit op het gebied van beurzen voor eventprofessionals. We hebben niet de verwachting dat er in de Nederlandse markt nog een speler bij komt. We genieten enorm van hoe EventSummit vorm heeft gekregen en bedenken nog steeds nieuwe dingen om het beursconcept verder te ontwikkelen’ zegt Arjen.
Joris vervolgt: ‘Elk jaar sturen we na afloop van de beurs een evaluatie uit. Dat levert zo’n 1500 reacties op die we allemaal persoonlijk beantwoorden. Dat kost tijd maar geeft ook ontzettend waardevolle informatie waarmee we de volgende editie van de beurs, nog beter kunnen inrichten. Eén van de wijzigingen die we komen jaar zullen doorvoeren is dat we het programma verlengen met een half uur. En we sluiten de dag af met een afterparty in CitySense vanaf 19.30 uur.’
‘Daarnaast kijken we goed naar wat er op de dag zelf gebeurt’ geeft Arjen aan. ‘In de afgelopen edities viel op dat bezoekers steeds vroeger komen; om half elf is de beurs open, afgelopen jaar zagen we dat een spreker die om 11.00 uur gepland stond meteen al een volle zaal had. Deelnemers beseffen dus dat er ook vroeg op de dag al veel waardevolle momenten zijn. Komende editie willen we vroeger op de dag meer inhoudelijke programmering aanbieden en zullen in samenwerking met EventPlatform en Genootschap voor Eventmanagers daarom de Eventlezing weer in het leven roepen’.
‘Tijdens de editie van 2023 vierden we ons 15-jarig jubileum, dat is geweldig, maar we kijken ook naar de toekomst en zijn bezig om de projectorganisatie en bedrijfsprocessen meer toekomstbestendig te in te richten’ geeft Joris aan.
Beeld: EventSummit Tekst: Annemieke van Hees, Genootschap voor Eventmanagers