Als Jean Paul Wijers zijn bedrijf morgen opnieuw zou oprichten, zou hij het nóóit meer Protocolbureau noemen. Vanwege de associatie van ‘protocol’ met vorstenhuizen, vormelijkheid en veel formele regels. “Terwijl de waarheid is dat protocol in onze tijd niets met formaliteit te maken heeft.”
Waar protocol dan wél mee te maken heeft? Enerzijds met de ‘regelkant’ van protocol: de regels die rust creëren tijdens een bijeenkomst. Anderzijds met de symbolische kant van protocol: de symboliek die extra waarde toevoegt aan een bijeenkomst. “Een goede protocolofficer zorgt dat de tijd even wordt stilgezet, om rust en ruimte te creëren voor authentieke ontmoetingen. En hij of zij zorgt ervoor dat symbolische waarde van de bijeenkomst verwerkt wordt in de storyline van een evenement.”
Protocol biedt rust
Natuurlijk heeft protocol wél iets met vorstenhuizen van doen. Koninklijke aanwezigheid bij een event is namelijk een goede reden om het Protocolbureau in te huren. Zij regelen bijvoorbeeld alle protocol-zaken of verzorgen het ‘stiekem protocol’. Jean Paul Wijers: “Dat doen we als een organisatie zélf de begeleiding verzorgt en wij alleen erop toezien dat alles eromheen goed geregeld is: iedereen zit op tijd in de zaal, de juiste stoelen zijn vrij voor de VIP’s. Maar gaat er dan iets niet goed – stel: er zit iemand op een verkeerde plek – grijpen we alsnog in. Gaat het allemaal perfect, dan merkt niemand dat wij dat constant in de gaten houden.”
Een andere goede reden om het Protocolbureau in de arm te nemen is de aanwezigheid van VIP’s bij een bijeenkomst. Want wat doe je als die onverhoopt niet komen opdagen of als je placering in het honderd loopt? “Veel organisaties denken dat ze dat heel goed zelf kunnen regelen, tot het een keer vreselijk mis gaat.”
Uiteraard omvatten de diensten van het Protocolbureau nog veel meer dan assistentie bij koninklijke en VIP-ontvangsten. Naast het speciale placeringsprogramma dat ze daarvoor hebben ontwikkeld, biedt het bureau protocolmedewerkers op alle niveaus. Ze kunnen je ook alles vertellen over titulatuur, hoe je een brief aan de koning schrijft of hoe je een speech begint. “Wij bieden een compleet product en gaan echt all the way voor onze opdrachtgevers. Maar ons belangrijkste verkoopargument is: rust. Wij zijn de garantie dat het goed komt.”
Protocol om mensen bij elkaar te brengen
De oprichting van het Protocolbureau vond plaats in 1996, kort nadat Jean Paul Wijers afstudeerde aan de Hoge Hotelschool in Den Haag. “Het verbaasde me destijds dat protocol op de Hotelschool niet als vak gedoceerd werd. Men vond dat protocol niets met hospitality te maken had, terwijl ik dacht: het is toch een prachtige tool om de juiste mensen bij elkaar te brengen in de hectiek van een bijeenkomst. Een vernieuwende en vooruitstrevende gedachte, die ik dus als jongeling al had en die nog altijd de basis is voor wat we bij het Protocolbureau doen.”
Wat paradoxaal genoeg alles te maken heeft met het feit dat in de laatste jaren de opvattingen over protocol nogal zijn veranderd en de anti-protocol houding leidend is geworden. “Dan moet je je wel afvragen: wat is de materie nog waard, onder die omstandigheden? Dát wilden we voor het voetlicht brengen. Wat altijd al de bedoeling was, maar nu werden we geforceerd om daar een goed antwoord op te geven.”
Dat antwoord was dat de tijd van onnodige formaliteiten en de ‘protocolfetisjisten’ echt over, uit en voorbij is. Maar dat het protocol tegelijk relevanter is dan ooit, wat alles te maken heeft met de hectiek van deze tijd. “Een van de belangrijke trends in het eventvak – nu en in de toekomst – is dat we niet meer in totale stress door druk verkeer ons ergens naartoe willen haasten. Om daar, in een overvolle ruimte, met harde muziek, waar je niemand kunt spreken, tot de conclusie te komen dat er niemand is die je zou willen ontmoeten. Daarom denk ik dat het werk van protocolofficers heel belangrijk is en nog veel belangrijker gaat worden.”
Een persoonlijke strijd
De veranderende opvattingen over protocol en de gevolgen daarvan beschrijft Jean Paul Wijers als “een van de moeilijkste dingen waar ik de afgelopen jaren mee te maken heb gehad”. Omdat hij een persoonlijke strijd op twee fronten moest voeren. Enerzijds tegen hardcore protocolfetisjisten die hem wegzetten als ‘onprofessioneel’ en ‘iemand die het niet begrijpt’. Anderzijds tegen de mensen die geen verschil zagen tussen hem en de protocolfetisjisten, die dus geen oog hadden voor zijn nieuwe visie op het klassieke protocol. Waarin het, zoals gezegd, gaat om regels die rust brengen en aandacht voor de symboliek van bijeenkomsten. Maar ook over zoiets als de toegevoegde waarde van protocol in onze tijd. “Dit is een tijd waarin veel mensen zich zorgen maken. Over waar we naartoe gaan, over het verval van normen en waarden. Protocol heeft daarin echt iets te bieden, omdat we daarmee betekenis geven aan zaken. Veel mensen noemen ‘zingeving’ één van de belangrijkste dingen in hun leven. Dat is en was ook een van mijn drijfveren. Ik heb altijd een enorme aversie gehad tegen het inhoudsloze, materialistische, pompeuze protocol, dat voornamelijk gebaseerd was op ego en macht. Lang heb ik gezocht naar een nobeler invulling ervan en uiteindelijk heb ik dat gevonden bij ‘zingeving’. De visie was er al vanaf mijn studentenperiode, maar voor ik dit verhaal zo kon vertellen, was ik wel twintig jaar verder.”
Foto links: Diana Mather, voormalig BBC-nieuwslezer, nu als director of training verbonden aan The English Manner.
Foto midden: Docenten protocoltraining, Brussel december 2019. VLNR: William Hanson, Jean Paul Wijers, Isabel Amaral en Bengt-Arne Hulleman.
Foto rechts: Maninder Singh Malhotra, directeur Indiaas evenementenbureau, Hyderabad.
Voortdurend bezig met vernieuwing
De ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn er de oorzaak van dat ‘vernieuwing’ nu een belangrijk bedrijfskenmerk is van het Protocolbureau. “In een branche waarin per definitie niemand met innovatie bezig is, ben ik voortdurend bezig met vernieuwing. De essentie van onze vernieuwing is: we hebben het wel over ‘modern’ protocol, maar er is geen nieuw protocol, het is nog steeds hetzelfde. Alleen de toepassing ervan is anders, omdat je nu de context erbij betrekt en met name het relationele daarin. Je maakt vanuit de context een vertaling naar het protocol, dat daardoor steeds net iets anders kan zijn. Protocolfetisjisten doen dat niet, die passen elke keer gewoon dezelfde regels toe. Maar onze koning zie je het wél doen, kijkend naar het grote plaatje zich afvragen: waarom doen we dit en welk protocol helpt mij daarbij?”
De wens tot vernieuwing leidde bijvoorbeeld tot de oprichting van een tweede BV in 2009: het Institute of Strategic Relationship Management (ISRM). Waarmee eens en voor al duidelijk werd gemaakt dat protocol het middel is en strategisch relatiemanagement het doel. Het ISRM verzorgt sinds haar oprichting trainingen, adviezen en postgraduate opleidingen én publiceert boeken over de materie.
Een tweede directeur
Veel eventmanagers kennen het Protocolbureau vooral van de tientallen ushers, die ze tegenkomen bij INSPIRE of inzetten bij hun eigen evenementen. Verder is Jean Paul Wijers zelf in hoge mate het ‘gezicht’ van het bedrijf. Tot nu toe dan, want dat is aan het veranderen. Met het aantreden (in oktober 2019) van Bengt-Arne Hulleman, voormalig hoofd protocol & events van het International Criminal Court, kreeg het Protocolbureau namelijk een tweehoofdige directie. “Daarvoor voerde ik alleen de directie. Dat maakt je als bedrijf kwetsbaar en je kunt ook moeilijk groeien. Daarom heb ik dat bij de oprichting van het ISRM meteen anders aangepakt. Dat kan zonder mij draaien, het bedrijf – met 20 tot 30 parttime docenten – is veel meer gestandaardiseerd.”
Bengt-Arne Hulleman gaat ook bijdragen aan de protocoltrainingen die het Protocolbureau verzorgt, in Nederland en daarbuiten. “Ik heb weleens gedacht over een tweede vestiging in Brussel, maar dat vind ik in deze tijd niet meer nodig. Brussel is al een vaste markt voor ons geworden, we geven daar twee keer per jaar een meerdaagse training. Het Protocolbureau is sowieso succesvol in het buitenland, we verzorgen bijvoorbeeld ook trainingen in Qatar, Tallinn, Frankfurt en Namibië en dit jaar zelfs in India. Grappig om te bedenken dat ook dat succes voortkomt uit het feit dat wij in Nederland geforceerd werden om na te denken over het nut van protocol!”
Event = ontmoeting tussen mensen
Jean Paul Wijers signaleert in de eventbranche dat events nu vooral worden gezien als live communicatie. Hij vraagt zich af of daardoor het relationele aspect van een event niet veel te weinig aandacht krijgt. “Ik zie het event als een ontmoeting tussen mensen. Dat staat veruit op nummer 1. Natuurlijk moet er altijd inhoud gecommuniceerd worden, maar uit onderzoek blijkt dat mensen de communicatieve boodschap binnen twee weken vaak zijn vergeten, terwijl ze wel onthouden wie ze hebben ontmoet.”
Als naast de inhoud vooral de ontmoeting zo belangrijk is voor events, is het dus zaak om de juiste mensen uit te nodigen. In het boek Managing Authentic Relationships, dat Jean Paul samen met andere experts schreef, wordt gepleit voor het ontwikkelen van een netwerkstrategie, om op basis daarvan een uitnodigingsbeleid te bepalen. Doe je dat niet, dan worden meestal steeds dezelfde relaties uitgenodigd voor alle evenementen. “Dat hebben wij weleens geanalyseerd voor opdrachtgevers en dan bleek dat steeds dezelfde 20% relaties kwam opdagen bij 80% van de evenementen. Dus die andere 80% relaties zagen ze nooit. Dan kan je communicatieve boodschap waanzinnig zijn, maar als het juiste netwerk niet aanwezig is heb je nog niks.”
“Toen ik begon met het Protocolbureau had ik niet kunnen denken dat ik er een bedrijf van kon maken dat nu al 25 jaar bestaat,” zegt directeur Jean Paul Wijers. “Wat ik wel graag zou veranderen is het beeld dat mensen soms van mij hebben. Die denken dat ik in een driedelig kostuum slaap en elke ochtend hier de vlag hijs onder het zingen van het volkslied. Terwijl ik toch tamelijk progressief en liberaal ben. Wie mij kent, weet dat ik dingen juist níet formeel maak.”
Tekst: Carla van Elst